Bättre service från entreprenörer

Jag har flertalet gånger under mina år som fastighetsförvaltare, lite skämtsamt sagt att Plan-B är att starta upp en byggfirma. Detta eftersom jag vet vad beställaren faktiskt vill ha och framförallt för att så många hantverkare/entreprenörer har så svårt att leverera god service.

Jag vill understryka att hantverkare ofta får oförtjänt mycket skit och att det finns fantastiskt många duktiga firmor som ger utmärkt service. Vidare så har jag förstått att det kan finnas "skäliga" anledningar till problematiken man ofta stöter på.

En annan aspekt är huruvida beställaren faktiskt har kompetens i sitt beställande. För att utveckla detta lite så kan det underlätta enormt att skriva ihop ett förfrågningsunderlag när man ska börja ta in anbud. Detta behöver inte vara särskilt komplext om projektet är av mindre karaktär utan kan räcka med att skriva tydligt vad man vill få gjort. Detta minskar risken för missförstånd.

Att skriva ett avtal med entreprenören är inte heller alltid absolut nödvändigt. Får man exempelvis en offert som pekar på ABT06 så har man bra spelregler i de flesta situationer som kan uppstå (detta gäller främst för mindre projekt)

Nej det som jag är ute efter i detta inlägg är att många entreprenörer kan bli så mycket bättre med att ge god service i form av kommunikation, återkoppling, avstämning osv. Det värsta jag vet som projektledare/beställare är att behöva ringa och tjata om att få information om hur projektet fortlöper eller status på enskilda moment.

Jag kan ge ett exempel nedan från när jag förvaltade ett bostadsområde strax norr om Stockholm som hade 542 st hyreslägenheter.

Vi hade en entreprenör som tog de mesta av småjobben som blev aktuella. Det kunde vara att måla väggar, lägga golv, laga mindre skador etc. Entreprenören i fråga hade en väldigt låg timdebitering vilket gjorde att vi kunde spara in en del pengar på dessa jobb. Efter ett antal månader så började återkopplingen bli allt sämre. Jag fick även ständigt tjata om att få fakturor på utförda jobb, varje månad!

Det blev så pass tidskrävande att jag bytte ut entreprenören mot en annan. Den nya hade drygt 50% högre timdebitering men honom släppte vi aldrig! Han såg utan undantag till att återkoppla både till oss på kontoret såväl som till hyresgäster. Om jag lade en arbetsorder till honom så kunde jag slappna av eftersom han helt enkelt skötte allt så bra.

Han återkopplade löpande till både oss på kontoret såväl som till hyresgästerna. Han fakturerade inom kort efter att jobben var avslutade MEN dessutom stämde alltid av innan med mig.

Vi fick aldrig klagomål, behövde aldrig ligga på om status, fakturor, tidsplaner etc.

Det spelar alltså ingen roll hur prisvärd en entreprenör är om denne kostar för mycket tid och besvär. Att ha entreprenörer och leverantörer som man kan lita på är AO i denna bransch. 

All denna tid jag sparade kunde jag lägga på att förbättra driftnettot så det ökade kostnaden uteblev i det större sammanhanget. 

Men är dyrare alltid bättre? NEJ!

Här kommer ett annat exempel nedan.

Vi som hyresvärd skulle göra en större lokalanpassning i en förskola som låg i beståndet. Under upphandlingen så valde vi en större entreprenör som är välkänd och hade faktiskt högst anbud.

Motiveringen var att det var ett känsligt läge med hyresgästen så ingenting fick gå fel. Ett sidnot är att denna entreprenör förmodligen hade lite växtvärk och haft svårt med att rekrytera personal.

Hur som helst så blev hela projektet kaos när helt fel material beställdes (vilket gjorde att allt drog ut på tiden), hyresgästen blev inte informerad såsom vi kommit överens. Vid installation av köksblandare så brast vattenröret och man gick av någon anledning inte och stängde av vattnet förens 15 minuter senare, troligen språkförbristning.

Det slutade med att vi avbröt arbetet helt och förlikade utan skadestånd, varpå entreprenören med det lägsta anbudet tog över allt. Från första till sista dagen så sköttes allting felfritt och vi tog inte emot en enda ÄTA.

Trots alla missöden så var det faktiskt inte det som avgjorde att vi bröt med entreprenören, det var att vi aldrig fick någon rapport/avstämning eller återkoppling på frågor och önskemål. 

Saker händer (shit happens) men att lyfta på telefonen eller skriva ihop ett mejl och bara informera ska inte försummas.